Kembali ke Modul
Bahasa Inggris

Modul 4: Seni Surat-menyurat dalam Bisnis

Fauziby Fauzi

rangkumanut.my.id

TIPS: Rangkuman ini hanya sebagai pemahaman secara umum. Pastikan Anda juga membaca BMP (Buku Materi Pokok) versi cetak atau digital di Ruang Baca Virtual (RBV) untuk pemahaman lebih mendalam.

DILARANG: Memperjualbelikan seluruh konten atau latihan soal yang terdapat di portal ini. Pelanggaran akan dikenakan sanksi sesuai ketentuan yang berlaku.

Modul 4: Seni Surat-menyurat dalam Bisnis

Kegiatan Belajar 1: Macam-macam Format Surat Bisnis

A. Hakikat Korespondensi Bisnis

Korespondensi bisnis adalah proses pertukaran informasi secara tertulis antara dua pihak atau lebih dalam konteks profesional. Surat bisnis yang baik harus mencerminkan citra perusahaan yang profesional dan kredibel.

B. Format Standar Surat Bisnis

Terdapat tiga format utama yang sering digunakan dalam penulisan surat bisnis internasional:

1. Block Format (Format Blok)

  • Seluruh bagian surat (tanggal, alamat, isi, penutup) dimulai dari margin kiri.
  • Antar paragraf dipisahkan dengan satu baris kosong, tanpa ada penjorokan (indentation) di awal kalimat.
  • Ini adalah format yang paling modern, efisien, dan paling sering digunakan saat ini.

2. Modified Block Format (Format Blok Dimodifikasi)

  • Sebagian besar elemen dimulai dari margin kiri.
  • Pengecualian: Tanggal, salam penutup (complimentary close), dan tanda tangan diletakkan di bagian tengah atau sedikit ke arah kanan dokumen.

3. Semi-Block Format (Format Setengah Blok)

  • Mirip dengan Modified Block Format.
  • Perbedaan: Setiap awal paragraf baru diberikan penjorokan (indentation) ke dalam (biasanya sekitar 5-7 spasi).

Kegiatan Belajar 2: Elemen-elemen Surat Bisnis Formal

A. Unsur-unsur Surat Bisnis

Sebuah surat bisnis yang lengkap umumnya terdiri dari elemen-elemen berikut secara berurutan:

  1. Letterhead (Kop Surat): Informasi pengirim (nama perusahaan, alamat, logo, nomor telepon).
  2. Dateline (Tanggal): Tanggal penulisan surat. Hindari penggunaan angka saja (misal: 12/02/26), gunakan format February 12, 2026.
  3. Inside Address (Alamat Tujuan): Nama penerima, jabatan, dan alamat lengkap perusahaan yang dituju.
  4. Salutation (Salam Pembuka): Contoh: Dear Mr. Brown, atau Dear Sir/Madam (jika nama tidak diketahui).
  5. Subject Line (Perihal): Ringkasan singkat isi surat (Opsional, namun sangat membantu).
  6. Body of the Letter (Isi Surat): Terdiri dari pembuka, inti pesan, dan penutup.
  7. Complimentary Close (Salam Penutup): Contoh: Sincerely yours, atau Respectfully yours,
  8. Signature Block: Tanda tangan, nama terang pengirim, dan jabatannya.
  9. Enclosures: Catatan jika ada lampiran dokumen tambahan.

B. Karakteristik Penulisan Bisnis (7C)

Untuk menghasilkan surat yang efektif, penulis harus memperhatikan prinsip "7C":

  • Clear (Jelas): Pesan mudah dipahami dan tidak bermakna ganda.
  • Concise (Singkat): Langsung ke poin utama tanpa basa-basi berlebih.
  • Concrete (Konkrit): Menggunakan fakta dan data yang pasti.
  • Correct (Benar): Bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan.
  • Coherent (Koheren): Alur antar paragraf menyambung dengan logis.
  • Complete (Lengkap): Memberikan semua informasi yang dibutuhkan pembaca.
  • Courteous (Sopan): Menggunakan nada bahasa yang menghargai pembaca.

C. Jenis-jenis Komunikasi Bisnis Tertulis

Selain surat, modul ini mengklasifikasikan komunikasi bisnis menjadi:

  • Internal: Memo, laporan internal, pengumuman staf.
  • Eksternal: Surat penawaran, surat pesanan, surat komplain, dan siaran pers.

Catatan: Dalam penulisan surat bisnis, penggunaan kalimat pasif (passive voice) sering digunakan untuk memberikan kesan objektif dan formal, terutama dalam laporan atau pemberitahuan resmi.

Langkah selanjutnya yang bisa saya lakukan untuk Anda: Apakah Anda ingin saya membuatkan template surat bisnis dalam format Block Style berdasarkan elemen-elemen di atas agar Anda tinggal mengisi isinya?